يعد وجود طريقة مضمونة لتخطيط يوم عمل أمرا بالغ الأهمية بالنسبة للأشخاص الذين يديرون مئات من الموظفين وعشرات من المشاريع، وذلك لضمان أداء فعال كل يوم.
فإذا كنت ترغب في ترتيب لقاء عمل مع لي فان، رئيسة الهندسة بشركة بينتيريست، وهي شركة متخصصة في تقديم خدمات الصور، يتعين عليك الانتظار حتى أقرب جمعة.
وتوزع فان الاجتماعات المختلفة على أيام الأسبوع. فأيام الإثنين لاجتماعات المجموعات الكبيرة من الموظفين، وأيام الثلاثاء للتحدث إلى الناس وجها لوجه. وأيام الأربعاء والخميس مخصصة للطلبات أو الاجتماعات الشهرية المختلفة.
فما هو السبب؟ تحرص فان على تخفيض الوقت البيني المطلوب للاستعداد لمهمة عمل جديدة. وتقول: "هذا يمكنني من قضاء وقت أقل لتغيير سياق الموضوع عند الانتقال من اجتماع إلى آخر".
وبالنسبة إلى فان، فإن التخطيط الاستراتيجي بالغ الأهمية. ومع وجود مواعيد نهائية ملحة لموقع ممتلئ بمليارات الصور، تعمل فان بجد كي تتمكن من تبادل الحديث مع فريق يتكون من أكثر من 450 من مهندسي البرمجيات في مقر الشركة في سان فرانسيسكو.
ويتم اجتذابها باستمرار للاطلاع على آخر التطورات على العشرات من المشاريع، لذا فهي تضع مواعيد وفقا لفترات زمنية كل يوم، إلى جانب جلسة شهرية للموظفين تطلق عليها اسم "اسألني عن أي شيء".
اقرأ أيضا: كيف نواجه ظاهرة "تسكع" الموظفين على الإنترنت؟
وتقول فان :"لا أريد إطلاقا أن أبدو مشغولة جدا عن إجراء محادثات حول المنتج، أو التجارة، أو التنمية المهنية في الشركة".
لكن فان ليست وحدها في تطبيق استراتيجيات معينة للحفاظ على المسار الصحيح للروتين اليومي. فبالنسبة لبعض أكثر الناس انشغالا في العالم، فإن وجود وسيلة مضمونة لتخطيط يوم العمل أمر بالغ الأهمية لتحقيق الجودة في الأداء.
وفي الوقت الذي قد يكون للبعض منهم مساعدون، فيما يتعلق بالشؤون المنزلية، ومرونة أكثر في جداول أعمالهم اليومية بشكل عام، فإنه يمكن لوضع جداول مواعيد دقيقة جدا أن يساعد الآخرين حولهم على الاستفادة بأكبر شيء ممكن من يوم عمل مزدحم بالمهام.
أكثر مرونة
يسعى أنتوني كاسالينا، الرئيس التنفيذي لشركة سكويرسبيس، جاهدا لأن يكون أكثر من نصف يومه خاليا من أي مسؤوليات، ويحدد فترات زمنية غير مجدولة في مفكرته.
وهذا الوقت غير المخصص لمهمة معينة هو وسيلة لتخصيص وقت للاجتماعات والمهام التي تطرأ فجأة، دون تغيير المواعيد الثابتة من أجل تلك الأمور غير المتوقعة.
وكي يبقى منظما، يستخدم كاسالينا تقويم غوغل الذي يظهر الجدول الزمني اليومي بألوان مختلفة لتخطيط يومه كاملا. وبتلك الطريقة، يستطيع بسهولة رؤية مكان الفراغات التي تشتد الحاجة إليها. ويرسل أيضا رسائل إلكترونية تذكيرية إلى نفسه، ومن ثم يضيفها إلى تقويمه الإلكتروني.
كندي يؤسس شركة في قبو منزله تحقق ملايين الدولارات
ولا يقتصر هذا على المكتب وحسب، ويقول كاسالينا إنه برمج الكثير من شؤون حياته خارج العمل أيضا بشكل آلي، بما في ذلك الحصول على خدمات الغسيل والتنظيف، وتوصيل الطعام والأعمال المنزلية الأخرى. وفي العمل يبقى كاسالينا منظما في إضافة المهام الحديثة إلى جدوله كل ساعة، ولذا لا يحتاج إلى مساعد لترتيب مواعيده.
تفادي ردود الفعل
وبالنسبة لكسالينا، فإن مسح الرسائل الإلكترونية الواردة المتبقية في نهاية كل يوم، يعني أنه لا يغرق نفسه في كم كبير من الرسائل غير المقرؤة.
وبدلا من ذلك، فإن "تصفير صندوق الرسائل" يساعده في الحصول على المزيد من السيطرة على جدول الأعمال.
ومن أجل "تصفير" صندوق الرسائل الواردة، يتعامل كاسالينا مع الرسائل الإلكترونية بين الاجتماعات أو عند الانتقال من مهمة إلى أخرى. وبدلا من ترك الرسائل تتراكم، فإنه يتفحصها كل ساعة، ويمسحها، ويرد عليها، أو يضعها في ملف الأرشيف في تطبيق غوغل للمتابعة.
وفي نهاية اليوم، يتأكد من مسح ما تبقى في صندوق الرسائل الواردة. وعندما يعمل على مهام وحده، فإنه يحدد وقتا "مكثفا" بعيدا عن هاتفه. ويقول: "لا يوجد لدي هوس بمراجعة الرسائل الإلكترونية".
أوقات الطعام والتنقل
بالنسبة لإيمانويل أرنو، الرئيس التنفيذي لموقعي السفر "غست تو غست"، و"هوم إكستشينج"، فإن وجود ثلاثة أطفال لديه تحت سن السابعة يعني أن ليال متأخرة في المكتب ليس خيارا متاحا.
ويدير أرنو فرق عمل في كاليفورنيا وكرواتيا من مكتبه في باريس، مما يجعل بقاءه منظما أمرا ضروريا عبر توقيتات زمنية مختلفة.
"الوباء العالمي" لكثرة ساعات العمل وقلة النوم
ولتحقيق الاستفادة القصوى من كل لحظة بعيدا عن المنزل، بدأ أرنو ركوب الدراجة الهوائية إلى المكتب بدلا من استخدام المواصلات العامة. ويتيح له ذلك فرصة إجراء مكالمات هاتفية مع زملائه أو أعضاء مجلس إدارة الشركة.
ويقول أرنو: "عندما تُحرك جسمك، يمكن أن يكون إجراء محادثة هاتفية أمرا أكثر سهولة".
ويستغل أرنو كذلك استراحة الفطور والغداء لعقد الاجتماعات. وتسمح له المحادثات الشخصية والمكالمات الهاتفية خلال فترات الاستراحة الطبيعية تلك بالتركيز على المبادرات الاستراتيجية أثناء وجوده في المكتب.
وكي يبقى أرنو نشطا على مدار اليوم، فإنه يتباطأ في نشاطه في المنزل. فهو لا يجيب على المكالمات الهاتفية أو الرسائل الإلكترونية أبدا، ويعمل فقط على المشاريع التي يحاول إكمالها، مثل العروض التي يتعين تقديمها إلى أعضاء مجلس الإدارة أو اقتراحات أخرى، "يكون من المنطقي التركيز عليها وعدم التعرض للإزعاج"، حسب قوله.
"استغلال كل الأوقات"
ويساعد تخصيص وقت للتفكير بين المهام المختلفة غرانت لانغستون، الرئيس التنفيذي لشركة "إي هارموني"، على الاستمرار في التركيز على مدار اليوم.
ولأنه شخص انطوائي، وغالبا ما يجد الاجتماعات المتتابعة أمرا مرهقا بالنسبة له. ويرأس لانغستون موقعا للتعارف مقره كاليفورنيا.
المفهوم الياباني لتحقيق السعادة في الحياة والعمل
وبدلا من فقدان التركيز أو الشعور بالتوتر بسبب الحاجة المستمرة للتواصل، فإنه يخصص وقتا لنفسه كل صباح. كما يخصص وقتا للتوقف عن العمل مرتين في اليوم بين ساعات من الاجتماعات لخلق ما يسميه نهج "اضرب واهرب".
وخلال فترات الراحة، يبقى لانغستون مركزا على مهام العمل، ولكنه لا يتواصل مع الآخرين.
ويقول لانغستون، الذي بدأ هذا التكتيك بعد توليه منصب الرئيس التنفيذي للشركة :"يجب أن أتأكد من أنني سأعود بعد إيجاد 20 دقيقة أكون خلالها هادئا أو أقرأ فقط. أجلس وفي يدي قلم ومسند كتابة، وأفكر في الأمور، وبذلك لا أستهلك طاقتي، بل أولدها داخلي".
يمكنك قراءة الموضوع الأصلي على موقع BBC Capital.